各位在时间管理方面有什么好的方法?

每天感觉很忙,但似乎什么事都没做,大家有什么好的时间管理的方法吗?

回答 22 排序

就知道一个番茄时间管理法

原则

1)一个番茄时间(25分钟)不可分割,不存在半个或一个半番茄时间。

2) 一个番茄时间内如果做与任务无关的事情,则该番茄时间作废。

3)永远不要在非工作时间内使用《番茄工作法》。(例如:用3个番茄时间陪儿子下的棋、用5个番茄时间钓鱼,等等。)

4)不要拿自己的番茄数据与他人的番茄数据比较。

5)番茄的数量不可能决定任务最终的成败。

6)必须有一份适合自己的作息时间表。

目的

1、减轻时间焦虑

2、提升集中力和注意力,减少中断

3、增强决策意识

4、唤醒激励和持久激励

5、巩固达成目标的决心

6、完善预估流程,精确地保质保量

7、改进工作学习流程

8、强化决断力,快刀斩乱麻

做法

1、每天开始的时候规划今天要完成的几项任务,将任务逐项写在列表里(或记在软件的清单里)

2、设定你的番茄钟(定时器、软件、闹钟等),时间是25分钟。

3、开始完成第一项任务,直到番茄钟响铃或提醒(25分钟到)。

4、停止工作,并在列表里该项任务后画个X。

5、休息3~5分钟,活动、喝水、方便等等。

6、开始下一个番茄钟,继续该任务。一直循环下去,直到完成该任务,并在列表里将该任务划掉。

7、每四个番茄钟后,休息25分钟。

在某个番茄钟的过程里,如果突然想起要做什么事情——

a.非得马上做不可的话,停止这个番茄钟并宣告它作废(哪怕还剩5分钟就结束了),去完成这件事情,之后再重新开始同一个番茄钟;

b.不是必须马上去做的话,在列表里该项任务后面标记一个逗号(表示打扰),并将这件事记在另一个列表里(比如叫“计划外事件”),然后接着完成这个番茄钟。

经验技巧

根据个人实际情况,合理设置自己一个工作日内的番茄时间段,尽量将重要的工作放在头脑高效的时段,比如上午8:30~11:00,下午15:00到17:00等。不一定所有工作都要纳入番茄时间段里,找到适合自己的工作节奏。

1、做好准备工作,明确各个番茄时间内对应的任务,最好将任务简单写到纸质便签/日记本中,便于实施画X,强化反馈。

2、每4个番茄时段内的task的上下文差别不要太大,尽量减少task间的切换成本(进入某个task的工作状态是需要时间的)。

3、在番茄时间段内task没完成咋办? 这个估计经常发生,似乎只好在下一个番茄时间段里继续做了。其他task顺延。必要情况下加班完成。一旦出现这种情况,就需要你加强task划分能力,尽量做好task完成时间的预估,不断提升精确估计能力。

4、打扰是不可避免的。电话、邮件都可能打断你的工作。如果必要,可在你的番茄时间段中预留出一些处理打断的时间,比如25+5,预留5分钟。当然我们应该尽可能避免这种打扰,可用一些广为流传的技巧:比如在允许的范围内适当将mail接收的间隔延长;高挂“免战牌”,显式告知他人你已经“out of services”了;不启动即时通信工具,或设置即时通信工具的状态为外出或极其繁忙状态等等。

评价

关于番茄工作法,Mario Fusco这样说过:

不值一提,我认为番茄工作法有很多缺陷。如果我正处在番茄时段当中,这时有客户从大洋彼岸打来电话,我该如何说?难道让我说,等一会儿再打,我正处于番茄时段当中呢?不是吧。

如果有人过来和我说话,而我恰巧处于番茄时段当中,我个人的做法是暂时停下手头的工作与他交谈,因为如果不这样做我没法接受。我当前所做的事情还没有重要到能够拒绝和他人聊天的程度。

番茄工作法对我的帮助在于能够让我在一个时间段内集中于一件事情上。如果没有时间约束,我可能会在各种事情上不断变换思路,我想同时学习很多东西,但实际上却收效甚微。

2016年10月21日
| 评论 8
匿名
compass 成都电子科技有限公司 产品运营

写好纸条,规划每天要做的事。做完才休息。

2017年07月04日
| 评论 0
匿名
Cathy凯西 PMCAFF 首席人才投资顾问

1、学会拒绝:大部分人在遵守一种隐藏的社会道德——当有人请你帮忙的时候,你总是要说——YES。这可能听起来很高尚,但是别忘了有一个快要死去的公主等着你去救命呢,就因为别人很礼貌的请你帮忙,你就可以慢下来。你可能需要牺牲一下社交上的舒适感去救你的公主(最为奖励,人们普遍会对那些能够拒绝的人有一种本能的尊重)。

2、关掉电脑:如果你长达7年不玩电脑,你就会比那些每周平均花费34个小时在电脑娱乐上的人来说多了12376个小时。我当然也会用电脑娱乐,但是只是在休息的时候看上半个小时,但是只有半个小时。你可以使用12000个小时做很多事情,追赶上那些疯狂的人。

3、关掉通知:现代科技已经进化到可以利用我们对紧急事情的嗜好了:邮件,微博,QQ,知乎等等争先恐后的抢走你的注意力。幸运的是,有一个简单的方法可以解决它:关掉所有的通知。当你有时间思想不集中的时候再去处理那些事情,比如饭后休息的时候,然后把那些事情集中解决,这样可以节省时间。

4、为你的事情的优先级做计划:人类是种很有趣的生物,如果你要去见朋友,你得安排一个确定的时间去看他,但是如果你有一些事情恰恰是和你自己有关系,比如写一本书,或者去健身房,那么你却不会安排好日程。你就是想避开它。把你优先级最高的事情视作你要赶上的航班:预先约定好时间,然后对所有阻挡你的航班的事情说不。

5、最重要的事情先做:你现在能做的最重要的事情(不是最紧急的)是什么?今天做一部分。记住分散你注意力的冲锋队是无穷无尽的,别用“我就先做这些事情,一会做那些最重要的事情”这样的想法骗自己。你不是靠这些借口活着的。

6、更多的时间,更少的事情:你可能同时正在做成百上千件事,有一个小诀窍是一天最多做1到3件事,而且持续为之努力。你的大脑不喜欢这个限制,其他人也不会喜欢这个限制。但是无论如何这样做。把自己的注意力放在一件事情上要比同时做多件事要有效率的多。为熟练自己的工作多匀一点时间出来。

7、忽略:这是很粗鲁、不道德但是却相当必要的。总是有些人你是没空去搭理他们的。你必须允许自己忘记一些请求。你可以晚一点去做打扫、付帐单、回复邮件这些事情。这个世界是不会崩溃的。而这样做的报酬是——你完成了那些真正重要的事情。

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2017年01月05日
| 评论 6
匿名
飘羽 淘宝 产品

说下我的经历

一开始是手帐,四象限法,紧急重要分类做;

后来用APP,种类很多,我自己用的Doit.im(谷歌日历也可以),总结用evernote;

现在用每日三件事方法,遵循八二定律;

总结:到后面你会发现不是时间不够用,而是自己的精力不够用。所以道比术更重要,做好重点事情,少做无用事情。

2017年01月05日
| 评论 5
匿名

和大家分享一个自己最有心得的时间利用心得

加入了一个英语学习交流群,群主有一个规定在114日之前必须看完两本介绍英语学习方法的书籍,《找对英语学习方法的第一本书》《把你的英语用起来》可以直接进入下一个群,这个群会在114日的时候解散。

18日之前我一直以没有时间,工作忙,今年的目标里面还有学习英语为理由没有去看这两本书。19日的时候我们公司一起出去团建,我坐在大巴车上的时候就想,何不挑战下自己,在这团建的时间里面,利用休息时间把这两本书看了,这样既达成了目标,又掌握了英语学习的方法。

于是我在大巴车上,在酒店里面休息的时间开始去读这两本书,只要有自己的时间的时候就开始阅读,也不会影响自己的娱乐时间,第二天团建回来的早大概下午3点左右到了北京,我直接回了公司接着阅读,一直到晚上11点左右的时候,我把这两本书阅读完了,挑战成功。

从这件事情里面我悟出了关于时间管理的一点小心得

1、制定短期可执行有时间节点的目标,这样自己的目标清晰明确可执行,引导自己的行动

2、完成后有可量化的反馈结果,就比如我阅读了这两本书后自己的量化结果就是制定半年的英语学习目标,指导自己的英语学习

3、不要怕挑战,敢于给自己立一个flag,然后奔着这个flag去做,必有所得

这个执行过程其实是在帮你去在固定的时间里面很好的去规划自己的生活,比如相同的时间你如果没有规划的时候你可以会去放松自己,如果有你短期的目标的话,你就会去奔着这个目标去完成,让自己把有限的时间根据自己设置的目标有效的利用起来。

 

2017年01月12日
| 评论 7
匿名
一直偷懒的喵 百度 小小产品经理

就不匿名了……去年带了一个战略咨询项目,苦逼的lead了一个小的数据产品,晋升到可以跑半马,这里想说一下自己的时间管理方法;

首先想提一个观点:时间管理是基于动机的!!!这个动机可以是:生活状态、财产状态、健康状态;有了以上的动机才有管理和改变的动力;同样所谓的优先级排布、精力的分配也是基于动机本身的,这点每个人都会不同;

接下来想提一下方法的问题: 题主提到的问题重点是:(1)我觉得我很忙 (2)但觉得没做什么事情;这涉及两个问题(1)时间的分配相对零碎(也许),需要跟进或处理的事情不够体系 (2)没有沉淀;针对以上问题我个人采用的是精力管理+事件簿+读书笔记的模式

事件薄:事件薄我会按月给出Milestone(或想要达到的状态)、按周拆成具体的story、再按天拆成事件;Milestone会按照工作、家庭等分类进行划分;对于月度的计划,我通常只会给出自己达到的状态;对于周计划我通常会优先列举好本周的To Do\约定时间\对接人\时间状态;而对于天级的安排,我通常会细致到具体的小时;

对事件如果涉及到多方沟通或多次会议的,我会单独的进行归集;同样如果涉及到独立作业的(比如写一个行研报告),我会列举出可能所用的时间;

精力管理:根据自己的精力周期,适当的安排多方沟通任何和独立作业任务;对我个人而言,我会将早上的时间和晚间下班的时间列举为独立作业时间;将会议、多方沟通安排在下午我自己比较困的时候

读书笔记:这里的读书笔记可以归纳为:对做过的事情留下痕迹;但凡我自己参与的事情,我都会用邮件、笔记等方式留下要点,并且分享给团队成员;而每周我也会根据这些要点进行工作计划、家庭计划的整理工作,借此调整下一个周期的任务列表;


几个Tips:

1. 尽量减少对于精力的消耗,这包括:花很多时间在通勤、无谓的选择上

2. 尽量延长任务和任务之间切换的时间:不要相信利用碎片时间,多任务的切换对于更多人而言消耗的是精力

3. 勤于总结和迁移:比如作为PM而言,因为业务需要也许我在近期需要搭建数据模型进行相应的业务分析;对于整个模型的搭建过程,我是否可以在一个case结束以后进行总结,复用到其他case中,并利用产品沉淀这种通用思路?

2017年01月09日
| 评论 4
匿名
@春天, 赛尔新概念网络有限公司 移动产品经理

我一直觉得不会管理时间是一件蛮可怕的事情。

听到过这样一句话:世界就是这样不公平,不会管理时间的家伙过得比牛还惨,而会管理时间的小伙伴,却过上了纵情声色的快乐生活。

每个人都会制定计划,计划意味着深思熟虑,尤其是要考虑计划是否具有可执行性。你需要认真地了解自己,看清楚自己所处的情况,千万不要动不动就向学霸们看齐。你要做的是“适合你的时间表”,而不是“别人家”的时间表。

你不需要全盘颠覆目前的生活状态,而应该循序渐进地改善。比如这个月先开始养成每天看30页书的习惯,直到你非常适应这个状态,能享受你正在做的事情。下个月,可以在时间表里添加一项新任务,如“每周运动一次“,同时坚持每天阅读的习惯。在不知不觉中,你会发现自己能很好地适应新的时间表,而不再是之前的各种无力与拖延。

我认为空隙时间应该被利用,并不是说你不能休息,必须都用来工作学习。而是你若期待完成更多的任务而不把自己天天折腾到加班、凌晨才能睡觉,就应该善用空隙时间。

不管怎么说,学习管理时间终究不是一件让人那么愉快的事情。

它意味着克制自我,为了更好的结果而牺牲眼前的快乐。这个过程可能是痛苦、纠结,甚至充满了自我否定。你要做的是,不要太早和自己说“我做不到”,而是试着做做看;尽量把拖延症和偷懒的借口统统丢到垃圾桶里。生命很短暂,管理好时间,然后把想做的事情都做一遍。

2017年01月06日
| 评论 7
匿名
云淡风轻~ 某电商公司 产品经理

之前看了《小强升职记》,算事学了一点。现在会用四象限法和时间记录发来规划自己的时间,现在感觉比以前要好很多。(再者,这本书确实可以,值得一读,就是名字low了点)

2017年01月06日
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匿名
蒋干三国 北京有装网信息科技有限公司 产品经理

我是一个容易分神的PM,时间管理对我来说是个很难的task,为了解决自己的弊病我用了几种方法

1、晚上的反省,每天晚上花一点时间来思考今天的工作中有哪些地方自己的效率比较高、哪些地方分神了,然后第二天尝试规避这些问题,循序渐进会有不错的效果

2、时间切割,将一天的时间切割成几个大块,分析自己在哪段时间效率高、注意力集中,哪段时间分神,零散的事情放到容易分神的地方,大模块的项目放到自己注意力集中的时间段

3、番茄工作法,推荐一个工具:25 minutes,在25分钟时间内集中精力只做一件小事,时间到了休息5min继续来一个番茄时间,效率有明显提升

4、上班去做规划,我习惯把上班前把这一天要干的活儿写下来,注明优先级,做的时候有的放矢

手机码字,辛苦点赞啦

2017年01月21日
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匿名
轩走走道睡着了 航美在线 高级产品经理

时间管理这个概念很大,对于时间管理也有很多的书和方法,我在这里提供一个我自己总结的一些做法:

1.制定日程安排表

初期每天上班前花上30分钟对今天的工作进行日程规划,包括现有工作和突发工作的时间配置(对于突发状况时间可以工作的情况按一定比例调整),对工作进行等级划分

2.制定B计划

如果今天的时间被突发事情占用,那么对今天本应完成的事情造成影响,那么建议提前做好补救方案,这样你可以更可控不至于慌乱

3.学会利用黄金时间

人的黄金时间一般在上午8-12点,这段时间是人做事效率最高的时候,可以利用这段时间处理一些重要的事情(不建议紧急的),可以更好地思考。紧急的事情自然会抓紧时间的!

其实说句深有感触的话,时间管理的根本还是在于人的习惯,当你培养好良好的习惯,对时间的管理就会变的轻松一些。反之会觉得疲惫。建议可以想想自己的特点,针对自己培养出良好的习惯

2017年01月11日
| 评论 3
匿名
koyas 深耕产品人 高级产品经理

时间管理,楼上的理论知识介绍的较多了,但是实际工作过程中,每个人其实都有自己的习惯,所以没必要去生搬硬套,简单的每天到公司想想今天要做的事情,然后调好优先级,每天坚持下来其实就挺不错了!~

2017年01月05日
| 评论 3
匿名

番茄工作法,一直都觉得是一个提高效率的方法,因为他有时间限定,在25分钟内只能专心做一件事,不受外界的干扰,所以在没有充分空闲时间的情况下是很难完成的。

还是喜欢用爱今天,在每天晚上列出明天要做的最重要的6件事,最重要的6件事,最重要的6件事!每天早上工作时,打开爱今天,看一下计划清单,进行优先级排序,当你准备开始工作的时候,按一下计时,工作完成后按一下停止计时,然后继续进行下一个目标。6件事不多,在完成后,可以根据自己的剩余时间再进行事项安排。但如果没完成6件也不要紧,因为即使你完成了一件事,那件事也是最重要的事,即你已经完成了一个目标,接下来在对剩下的目标重新规划即可。当然,这需要你有足够的意志力和自控力。

2017年01月21日
| 评论 0
匿名
jimmyming 云之家 打杂

应朋友邀请答一波。

最早接触时间管理应该是在5年前(唉~时间过得真快)。那个时候的我还在玩豆瓣....

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看了N本书,适用了N种方法后,终于悟出了时间管理最核心的两点 —— 拆分任务&分优先级。

焦虑、拖延的产生往往就是因为工作或任务超出了你的舒适区,好的时间管理方法必须是能够减缓你不适感。比如很多人常用的四项限分优先级等。这些都是很不错的方法。

我在这里推荐一个比较不错的方法:http://bulletjournal.com/ (中文应该叫子弹笔记法)这个是我目前能找到的最优雅的时间管理方法了。

2017年01月17日
| 评论 0
匿名
神秘亻 这是一个秘密 汪汪汪

为了节省你我的时间,分享一个简单粗暴,快捷有效的方法:

1. 提前列好本周的to do list,最起码是明日的 to do list. (人在计划中总是能获得安全感和有       序感,有助于你快速进入工作状态,找到工作节奏)

2. To do list 中的项要明确执行者,如若是你本人就写你自己。(明确每一项的Owner方便Check)

3. To do list 中的项要明确优先级,优先级最高的在前,依次排列。(井然有序的处理最紧急的事       情)

4. To do list 中的项要直接可以被执行,如“v1.2.0产品原型设计”。(明确需执行的事项)

5. To do list 中的项每日必须有结果,如因特殊情况未完成需明确写出滞后原因。已完成的标记已完     成。(有计划就要有Check)

2017年01月06日
| 评论 4
匿名
L医生 网易 高级产品经理

原则:

  • 一个时间段只做一件事
  • 一堆待办的时候,用四象限法(重要、紧急)区分

工具:

  • Mac、iPhone自带的「提醒事项」
  • Evernote
2017年01月05日
| 评论 3
匿名

我的方法是:那个本子,写下来今年的计划-每个月的计划-每天的计划。

每天的计划,细分到上午下午晚上;然后把任务按优先级排序,再看看哪些是可以利用碎片时间的、哪些是需要整块时间的。

2016年10月21日
| 评论 4
匿名
小瞒 杭州沃懂信息科技有限公司 产品负责人

 几乎回答中的所有方法论我都知道,几乎一半方法论我都实践过,直到看到一本书,认识一个人,明白一句话,我才明白我错在了哪里。

时间是客观存在的, 我们任何人都无法去管理它,包括它的长短,它是否能静止,它流逝的快慢。我们唯一能够管理的,是我们的注意力。

按照这个新的认知,我们重新看下常规的时间方法论。比如番茄工作法,几乎家喻户晓,我们就拿第二条(一个番茄时间内如果做与任务无关的事情,则该番茄时间作废)来说,表面上番茄工作法第二条说的是时间使用的是否有效,而实际上我们能做到第二点,靠的是我们控制了自己的注意力,而不是时间。其他几条,大家自行判断。

再比如重要、紧急四象限法,能把执行好这个方法论的前提不是四个结果的排序,而是我们如何判断哪些是重要的,哪些是紧急的, 本质上,还是你把注意力放在那里的问题。

我再举个自己生活中的例子吧,比如我曾经常常花时间对比淘宝上买A家的货,还是B家的,通读了产品详情页、优惠券使用方法、返利、包邮等,最终买了A,发现半个小时过去了。实际上当你开始对比时,他们之前的差别往往就在几块钱,对于一部分人来讲,这半个小时时间更值钱。而所有的时间管理方法论的思维都在于如何去对比。番茄工作法告诉我们对比产品详情页时,不能去马上去看店家聊天记录里是否回复了包邮,否则对比详情页时间作废。重要紧急四象限法告诉我们,最重要最紧急的是关注两者之间的价格差,而产品详情描述是否妥帖,是否精美都是次要不紧急的。

实际上却没有人告诉你,你的注意力不应该花在竞品对比上,当你觉得值得对比时,A家和B家的差别价值远远小于你的半个小时时间。你应该控制自己的注意力不要花在对比上。

对喽,开头提的,那本书是《把时间当做朋友》,那个人是李笑来,那句话是任何人都管理不了时间,任何人都可以管理自己的注意力

李笑来是这个认知的原创,上面是我理解了之后的用自己的话表达的。

那些能够获得更多财富的人,都是把自己的时间多份(出书就是同一份写书时间,多份卖)卖出,这就是我开始分享自己思路的动力。

2017年01月20日
| 评论 1
匿名
EvangelineLy 美景听听 安卓开发

每天早上到公司,找出一天工作的重点,专心去做一件事,做完再去做另一件事,别的事情都用笔记下来,排着,建议工作的时候换掉一切通信工具,qq和微信之类的,能打扰你的……

总而言之,专心做一件事就好

2017年01月17日
| 评论 0
匿名
C·salute 康泰纳仕中国 用户研究

在过去,在组织的视线中,没有时间管理,当然思维中也没有。时间管理被认为是个人问题,个人应自己去进行时间管理,自己去发展时间管理技能。

瓶颈管理理论认为,改善绩效的最佳方法不是改进每个环节、每个步骤,而是改进“瓶颈”(最大的约束因素),因为系统的整体绩效取决于瓶颈。时间正是管理者和专业人士最大的约束因素,更重要的是,过分忙碌的管理者和专业人士可能陷入精疲力竭的状态,可能忙得没有时间思考,可能失去工作与生活的平衡……这些都可能最终导致严重的问题——失去他们,离开或变得“无能”。

我们可以说,时间管理的重要性至少等同于战略、创新、领导力这些看似更为炫目的管理议题,甚至更为重要

“时间管理”的3个关键问题:

  什么事是必须做的?

  如何看待他人?

  如何统筹规划出整块的时间?

“你很忙吗?”我问这个问题得到的答案惊人地一致——忙,通常是有气无力的回答。我们身处一个异常忙碌的社会,不管是管理者,还是所谓知识工作者或专业人士,每个人都非常忙碌。

实际上,这背后有三种忙碌:一种是忙碌,但尚未学会管理自己的时间,这些人常常会感觉被近乎疯狂的时间表逼疯;一种是忙碌,但已经学会应对与取舍;第三种则是假装出来的忙碌,因为我们几乎已经开始把忙与成功、闲和失败联系到一起。

“你很忙吗?”经常被当作寒暄的话,但很少有人意识到需要重视它背后的“时间管理”。很多时候,时间管理不是被视为一种初级技能,就是被归入到励志的范畴,认为主要是精神因素在起作用。在管理领域,励志的名声一直不是很好,被认为是巫术一样的小把戏。

现在,我们必须给予时间管理以应有的重视,我们可以说,时间管理的重要性至少等同于战略、创新、领导力这些看似更为炫目的管理议题,甚至更为重要。

不论战略、创新、运营都需要由人去做,也就是说,投入他们的时间和精力。对于管理者和专业人士来说,最大的约束就是时间,他们只有那么多时间。通常,我们没法通过雇佣更多的人来获得更多的时间。管理层如果太多的话,他们可能会相互妨碍工作,因而不得不花大量的时间去处理摩擦与冲突,管理层太多也会阻碍信息的流通。

对于专业人士来说,更多的人意味着更多的沟通成本,在人数超过一个很小的数目时,就变得弊大于利了。工厂可以雇佣更多的工人来增加产量,数量可以是几千甚至上万,但对于软件开发团队、咨询项目团队,十个人几乎已经是团队规模的极限(这里指的是为完成一个具体任务一起工作的团队)。

在过去,在组织的视线中,没有时间管理,当然思维中也没有。时间管理被认为是个人问题,个人应自己去进行时间管理,自己去发展时间管理技能。在现在,“除了任务目标之外,让知识工作者自己决定有关工作的一切”这一趋势更使得组织放弃自己在时间管理上的职责。组织至多是在任务分配时会考虑一下每个人的时间应用情况,这不仅和战略无关,甚至被认为是最低层次的问题。对于技术知识、管理技能,组织从未持这样的看法。在这些方面,它们采用内部培训、辅导制度(coach)、派员工参加外部课程等方式帮助员工提升自身能力。  瓶颈管理理论认为,改善绩效的最佳方法不是改进每个环节、每个步骤,而是改进“瓶颈”(最大的约束因素),因为系统的整体绩效取决于瓶颈。时间正是管理者和专业人士最大的约束因素,更重要的是,过分忙碌的管理者和专业人士可能陷入精疲力竭的状态,可能忙得没有时间思考,可能失去工作与生活的平衡……这些都可能最终导致严重的问题——失去他们,离开或变得“无能”。  如何进行时间管理

给予应有的重要地位,时间管理就已经解决了一半。接下来,我们不是讨论具体工具和细节,而是关注时间管理的一个重要前提准备与三个关键问题。实际上,由于时间管理是一个每天都要进行的活动,复杂的工具只会让人们在短暂的使用之后放弃。瓶颈管理的提出者高德拉特对所有复杂的解决方案都心存怀疑:“复杂的解决方法是行不通的。”只有直达问题核心,也就是聚焦于关键问题,才能进行有效的时间管理。

时间管理的一个重要准备任务是“了解你的时间是怎么花掉的”。为什么要这样做不需解释,但它可能会被认为是一个非常简单的任务,认为简单回想一下就可以了。需要强调它的原因正在于此,对于这个问题,我们的“想象”和“现实”常常有很大的差异,甚至完全不同。

管理大师彼得。德鲁克曾经描述他所做的研究:他请管理者将自己怎样使用时间的情况写下来,又请人记录这些管理者是如何使用时间的。一个公司董事长很确定地告诉研究者,根据他的感觉,他的时间分三个部分,分别用在公司高级管理人员、重要客户、地区社会活动上。历时6周的实际记录结果是,他把大部分时间用在调度工作上了,随时了解他所认识的客户的订货情况,还为他们的订货打电话给工厂。他开始无法相信这些记录,但在很多次看到类似记录之后,他相信,“关于时间的使用问题,记录要比记忆可靠得多。”

记录你的时间是怎么花掉的,是时间管理的开始,但它绝不是一次性的任务,在整个时间管理过程中,我们可能需要不断地重新记录,以便了解最新的时间使用情况,譬如一个月专门挑一天来记录当天的时间使用情况。按照某些时间管理工具的要求,有的人能够坚持每天以15分钟为间隔记录时间使用情况,这有它的益处,但是,这样做或许花了太多时间在“磨刀”上了,过于频繁记录的时间表也会让人感到巨大的压力,带来负面影响。来源:  什么事是必须做的?这是时间管理的第一个关键问题。时间管理的错误做法基本上都可以归结为,把时间花在那些不是必须做的事情之上。对组织来说,最重要的是要让员工知道什么是重要的、必须做的任务,也就是说,什么是用来衡量他们绩效的标准。对个人来说,这个问题可解释为“我能够为组织做出什么贡献?”

找出最重要的一件事,然后去做。有个比较接近的通俗化说法是,“重要的事先做”(First Thing First)。在今年7月份的《哈佛商业评论》上,德鲁克在最新的一篇文章以他96年的丰富经历非常肯定地说:“我还没有碰到过哪位经理人可以同时处理两个以上的任务,并且仍然保持高效。”

始终做重要的事还在于,它可以让我们避免掉进“嗜急成瘾”的陷阱。我们的事情可以分为紧急的与不紧急的、重要的与不重要的,以“轻-重”、“缓-急”两个维度区分,我们把事情分为四个类别,可以把我们面临的事情分成四个象限:重要且紧急;重要不紧急;不重要紧急;不重要不紧急。

许多时候,迫于压力,我们常常把紧急的事情放在第一位,虽然我们知道那些“重要但不紧急”的事有着深远影响,那些重要且紧急的事常常正是因为我们在它们不紧急时没有做。刚开始,我们仍然知道重视事情的重要程度,先做那些“紧急且重要的”,但慢慢地,习惯了这种紧急状态之后,我们常不由自主地喜欢上“到处救火”的感觉,转而去做那些“紧急但不重要的事”了。

如何看待他人?时间管理的第二个关键问题是关于“人”的。许多时间管理方法教管理者学会授权,让别人去分担你的事情。实际上,在时间管理中,许多人倾向于把别人当成自己提高效率多做事的资源——或者障碍、干扰者。它带来的问题就是,我们倾向于控制他人,让他们按照我们的要求做事,或者让他们不要妨碍我们做事,可惜,他人是控制不了的,这种方式无法真正起作用。我们应该更关注与别人一起工作带来的其他东西,譬如新知识、关系等等。在时间管理中,我们必须随时自问,我们是如何看待他人的?

如何统筹规划出大块的时间?对于管理者和专业人士来说,他们常常需要整块整块的时间去完成重要的任务,譬如思考重要决策或写一份报告。这些任务通常正是刚才提到的那些“为组织做出的贡献”。在进行这些任务的过程中间不能被打断,因为每次被打断,都需要很长的时间才能重新进入深度思考与完全工作状态。

如何在繁忙的时间表中统筹规划出整块的时间以便完成这些任务是时间管理的第三个关键问题。据说,比尔。盖茨每年会有几周时间处于完全的封闭状态,完全脱离日常事务的烦扰,思考一些对公司、技术非常重要的问题。只要意识到有这个需要,我们一定有办法安排好各种事务,分配出大块的时间以便完成这些最重要的任务。最后的方法也就是,在某一天把办公室门关上,拔掉电话,把其他事情都推到一边,这可能带来一些小小的麻烦,但与完成任务做出的贡献相比微不足道。

正如我们在每天的工作中所感受到的,有效的时间管理是我们最缺少的东西之一,缺少它的原因不是因为缺乏时间管理工具,而是我们没有真正重视它。我们需要做的是,重视时间管理,记录我们的时间使用情况,然后思考三个关键问题:什么事是必须做的?如何看待他人?如何统筹规划出整块的时间?

2017年01月05日
| 评论 3
匿名

推荐一款应用:Life Calendar,生命倒计时,把你所剩的时间可视化展现。FiszXZL3Tg3hKSDaDHtHvDrJtCAc-picture

2017年01月13日
| 评论 3
匿名
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